Дізнайтеся, що таке електронний підпис, які його переваги для вас та яка різниця між електронним та цифровим підписом.
Електронні підписи, дозволяють нам підписувати юридично зобов’язуючі контракти онлайн, не роздруковуючи папір чи не беручи ручку. Вони зручніші, ніж традиційний підпис, заощаджують час і поштові витрати, оскільки їх можна використовувати для віддаленого підпису документів, роблячи неважливим місцезнаходження одержувача та даючи майже миттєві результати. У свою чергу, легко зрозуміти, чому електронні підписи стали обов’язковими для багатьох малих підприємств.
Що таке електронний підпис?
В основному електронний підпис — це підпис в електронній формі. Це дозволяє особам, які підписали, схвалити або погодитися з умовами документа, як і у випадку з мокрими підписами. Електронний підпис — це, по суті, процес, який використовує комп’ютери для аутентифікації підписувача та підтвердження цілісності документа.
Цифрові підписи — це тип електронного підпису, який використовує складні алгоритми, органи сертифікації (CA) і постачальників довірчих послуг (TSP) для автентифікації підписувача разом із цілісністю документа.
Різниця між електронним та цифровим підписом
Різниця між електронним підписом і цифровим підписом незначна для кожного, хто надсилає і підписує документ. Однак вона спримається зовсім інакше спеціалістами з комплаєнсу, суддямі і регуляторами.
Електронний підпис — це загальний термін для будь-якого підпису, переданого в електронному вигляді, незалежно від того, чи це цифровий підпис на документі, чи підпис, створений за допомогою служби підписання електронних документів, наприклад DocuSign.
Цифрові підписи – це різновид електронного підпису з розширеними функціями, які забезпечують їх сумісність і безпеку.
Стандартні електронні підписи можуть підійти для угод і схвалень, де стандарти безпеки та відповідності є слабкими. Подумайте про ситуації, коли фахівець з кадрів повинен затверджувати час відпустки працівника. Електронний підпис може бути ідеальним для внутрішнього використання.
Однак, коли ви маєте справу з процесами, які підлягають суворій безпеці та суворій відповідності стандартам, цифровий підпис – це те, що вам потрібно. Загалом, цифрові підписи — це підмножина електронних підписів із спеціалізованими функціями, які краще підходять для таких галузей, як юридична сфера та охорона здоров’я.
Цифрові підписи оснащені можливостями аудиту, шифруванням та іншими інструментами серверної частини для забезпечення автентичності підпису. Вони використовуються для контрактів, податкових документів, страхових форм тощо.
Як звичайний підпис, але краще
Що таке електронний підпис в плані вигоди для вас? Електронні підписи перевершують своїх предків на основі чорнила. Вони миттєві, портативні, юридично обов’язкові та зменшують нашу шкоду навколишньому середовищу. І вони часто підтримуються технологією, яка гарантує автентичність підпису.
Що таке фішинг? Приклади фішингових атак та захисту
Миттєво, зручно, безпомилково
Електронні підписи прискорюють погодження, усуваючи періоди простою в процесі. Завдяки електронним підписам вам не доведеться чекати пошти чи сідати в автомобіль, щоб здати документи.
Електронні підписи також значно спрощують підписання документів. Оскільки рішення електронного підпису настільки портативні, ви можете підписувати або запитувати підписи практично з будь-якої точки земної кулі, використовуючи пристрій, який вам найбільше подобається. Вам не потрібно друкувати, підписувати, сканувати, а потім повторно надсилати свій документ, і вам не потрібно володіти факсом лише для надсилання та отримання підписаних документів.
А оскільки багато рішень електронного підпису не дозволяють подати документ, доки не буде заповнено кожне поле підпису, вам не доведеться хвилюватися про те, що маленькі помилки перетворяться на серйозні проблеми.
Юридично обов’язковий
Електронні підписи мають таку ж юридичну силу, як і їхні чорнильні аналоги. У 2000-му році в США було прийнято Закон про електронні підписи, який юридично визначає, що таке електронний підпис, і наділяє ці електронні підписи такими ж юридичними повноваженнями, як і мокрий підпис. Однак деякі типи документів, наприклад заповіти, не можуть бути підписані електронним способом.
В Україні….
Умовою для відкриття ФОП є отримання електронного цифрового підпису (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП). З його допомогою можна підписувати документи і оплачувати податки онлайн.
Безпечний для довкілля
Необхідність друкувати, сканувати та надсилати факс лише для того, щоб зробити підпис, не лише забирає багато часу та дратує. Це також шкідливо для навколишнього середовища. Кожен прилад, який ви купуєте, збільшує ваш загальний вуглецевий слід. Чим більше пристроїв ви можете взяти з рівняння, тим кращим буде ваш робочий процес для планети. Те ж саме стосується всіх дерев, які необхідно зрубати для паперу, який ви друкуєте для друкованих документів.
Використання електронних підписів
Не існує єдиного способу зробити електронний підпис. Специфіка залежить від того, який метод електронного підпису ви використовуєте. Але в основному вони працюють однаково. Коли ви очікуєте схвалення чи згоди від когось, ви надаєте доступ до свого документа, визначаєте зони, які потребують підпису, і надсилаєте документ іншій стороні. Це ще простіше, коли ви є підписантом — ви просто відкриваєте документ, підписуєте всі обов’язкові поля та надсилаєте.
Електронні підписи в Microsoft Word
Іноді вам може знадобитися додати електронний підпис до документа Word. Це добре для несуттєвого використання вашого підпису, наприклад у супровідному листі чи записці. А зробити це досить просто. Ви можете підписати чисту сторінку паперу та пропустити її через сканер або відкрити Microsoft Paint і намалювати свій електронний підпис. Після цього потрібно зберегти зображення, вставити його в Word і змінити розмір. Процес працює дуже схожим чином, якщо ви також використовуєте Документи Google.
Але не дуже добре використовувати файли Word як носій для підпису більшості документів. Будь-хто може змінити решту вмісту цього документа, перш ніж додати свій підпис. Якщо у вас є договір або деякі податкові документи, вам слід конвертувати цей документ Word у формат PDF, а потім використовувати вибране рішення для електронного підпису, щоб підписати або подати запит на підпис.
Джерело: www.forbes.com/
